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Sopralluoghi: compito difficile dei wedding planner

Uno degli aspetti più belli e al contempo difficili del nostro lavoro è senz’altro questo: fare i sopralluoghi in location (ma non solo).
E’ emozionante visitare per primi quella che potrebbe diventare la location dei sogni delle nostre coppie. I sopralluoghi ci regalano questo vantaggio: osservare tutto prima, innamorarsi di un luogo, immaginare. A noi è capitato con diverse location visitate, soprattutto con il Bosco Eremo Locatelli, che è poi diventato un importante partner commerciale di Over The Rainbow.

Sopralluoghi: da dove iniziare?

Ai nostri corsisti raccomandiamo sempre di lavorare a lungo sulla ricerca delle location che più rappresentano il loro mood, i valori che vogliono trasmettere, lo stile al quale sentono di appartenere.
Si inizia quindi da una ricerca in rete ben serrata e accurata. I sopralluoghi, in realtà, cominciano da lì. Da quando osservate le prime foto sul sito, leggete la storia della location, prendete confidenza con essa attraverso lo schermo. Se vi scatta qualcosa – ormai lo sapete che lavoriamo tanto con la “pancia”! – è quella giusta.
A quel punto, si fa seguire una email ben strutturata, nella quale ci si presenta e si chiede la possibilità di effettuare un sopralluogo in vista di una futura e proficua collaborazione.
Non cercate location che non vi emozionano, o che sono troppo lontane dal vostro modo di essere: non rendereste mai il massimo.

bosco eremo locatelli
Il Bosco Eremo Locatelli e il tavolo imperiale nella strada maestra!

Come procedere

I sopralluoghi richiedono tempo. Quindi evitate di visitare due location nella stessa mattinata. Vi servono dalle due alle quattro ore, come minimo.
Armatevi di cellulare carico, chiedete il permesso di fare delle foto (saranno utili non tanto per i clienti, quanto più per i vostri social e per il blog, nonché per eventuali fornitori) e portate con voi una scheda da far compilare al responsabile o proprietario.
I sopralluoghi migliori sono quelli eseguiti con pazienza, quelli in cui fate mille domande, quelli in cui non vi fate sfuggire nessun dettaglio.
Non è semplice? Verissimo, ma col tempo si migliora!
Annotate tutto: la capienza delle sale, i sistemi di sicurezza (non solo antincendio!), la possibilità di sfruttare il giardino o parco (ove presenti), se ci sono alloggi per eventuali ospiti che arrivano da lontano o suite per la coppia e così via. Non dimenticate MAI di chiedere le condizioni di pagamento e cancellazione!

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Fare domande e annotare tutto: ecco i segreti di un sopralluogo perfetto!

Foto e brochure del fornitore

Quando possibile, fatevi dare foto ufficiali o brochure della location da mostrare poi ai futuri clienti.
Nel caso non avessero materiale, sfruttate le foto che avrete fatto. I sopralluoghi senza foto realizzate sul momento rischiano di non rendere abbastanza. Documentate anche tutto attraverso i social, tramite le storie di Instagram, coinvolgete il vostro pubblico il più possibile.
Ma i sopralluoghi non riguardano solo le location. Possono riguardare laboratori di pasticceria, catering, atelier di abiti da sposa e sposo, fioristi e studi fotografici.
Per tutti vale la stessa regola: domande, domande e ancora domande. Prendetevi tutto il tempo necessario, annotate ogni cosa, e raccogliete tutto in una scheda che poi salverete sul vostro computer. Avrete così sotto mano i file di tutti i sopralluoghi fatti e potrete notare come col tempo l’esperienza vi ha portato a fare più domande e approfondire determinati aspetti.

Se volete saperne di più, chiedete una consulenza pre-formazione. Vi aiuteremo a scegliere il percorso formativo più adatto, che vi consentirà di partecipare ai nostri stage, dove si effettuano sopralluoghi, si organizzano eventi e matrimoni REALI e dove si lavora in un grande team!

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